IT im Dienstleistungssektor: Ade Handarbeit

Die Prozesselemente für Dienstleistungsunternehmen sind zum Teil mit denen von produzierenden Unternehmen vergleichbar, zum Teil unterscheiden sie sich deutlich. Eine besondere Herausforderung ist die Abbildung der Vertragsstruktur und die daran folgende Auftragsabwicklung und Fakturierung. Zwar lassen sich bestimmte Dienstleistungen gut standardisieren und damit zu einem „Produkt“ zusammenfassen – beispielsweise die Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Deutlich komplexer in der Planung und Umsetzung sind aber beispielsweise die Erbringung von Ingenieurdienstleistungen, IT-Implementierungen oder der Einsatz und die Abrechnung von Servicetechnikern.

Angesichts der wirtschaftlichen Situation, des zunehmenden Wettbewerbsdrucks und nicht optimaler interner Geschäftsprozesse müssen Dienstleister den Blick verstärkt auf die Rentabilität einzelner Projekte legen. Dazu ist es aber notwendig, die Einzelanwendungen – beispielsweise CRM, Excel, Buchhaltung, Projektmanagement, Leistungsabrechnung – zu integrieren, um einen entsprechenden Überblick über die finanzielle Situation und die Auslastung zu haben.

ERP für Dienstleister

Der Ursprung von ERP-Systemen liegt in der produzierenden Wirtschaft. Die Dienstleistungsbranche leidet aber unter dem Phänomen, dass die beauftragte Menge mit der gelieferten Menge und auch mit der berechneten Menge nicht übereinstimmt. Eine Planung, wie sie in Produktion und Handel möglich ist, scheitert – mit der Folge, dass die IT-Systeme und Prozesse auch deutlich flexibler sein müssen.

ERP-Software muss in der Lage sein, projektbasiert zu funktionieren, um den Anforderungen der Dienstleistungsbranche gerecht zu werden.  Dienstleister müssen in der Lage sein, schnell auf Änderungen des Projektumfangs zu reagieren. Dazu gehört, dass die Dienstleister einen Überblick über die Profitabilität der Projekte haben, um entsprechend Ressourcen zu allokieren und die Strategie anzupassen. Dann haben die Dienstleister eine Chance, Erfolge zu wiederholen und aus ihren Fehlern zu lernen.

Dies setzt einiges an Informationstechnologie voraus. So sollten idealerweise die verantwortlichen Manager und die betroffenen Projektleiter

• Zugang zur gleichen „Projekt-Wahrheit“ haben
• Über aktuelle und korrekte Projektdaten verfügen
• Eine integrierte Projektmanagement-Software haben
• Eine breite Palette von projektbezogenen Metriken einsetzen.

Am 26. März findet das Service Forum 2013 im GDI in Rüschlikon/Zürich statt. Eine ideale Gelegenheit, sich aus erster Hand von Anwendern und Anbietern über die Leistungsfähigkeit der Lösungen zu informieren.

Autor: Frank Naujoks

ERP-Maintenance-Proposals - An Early Start Pays Dividends

Expenditure on maintenance continues to be seen by too many companies as a necessary evil. The annual fee, along with emergency aid, ensures that the use of ERP falls within the law, when the product is still in the bidders' maintenance mode. However there is one positive exception to this: SAP's “Enterprise Support” proposal expands the validity of maintenance agreements and in doing so covers the implementation phase. Furthermore, the system is permanently monitored to identify starting points for technological and business improvements.

Table 1: Comparison of support elements by life cycle phase

A comparison between the maintenance offers of the bidders (Infor, Microsoft, SAP and Oracle) shows, by looking at the scope of support, the first implementation and the subsequent upgrades, expansions and optimizations offered, a considerable difference: only SAP offers such support to the desired extent.

From this i2s identifies the following additional benefits for SAP's end customers:

• Enterprise Support's extremely wide-ranging understanding of support generates value for money in all phases of the software's installation: the standard price of maintenance is reduced through savings in the man-hours for the management operator. For the operator this has the benefit of getting the customer started sooner and with more coverage for a project of the same size. Thus the amortization phase starts earlier with SAP, during the planning of the installation, because the best practices for SAP's solution manager enable a more efficient implementation.
• During the implementation phase, Enterprise Support offers a very large – in some circumstances the largest – amortisation through, for example, supporting the installation of configuration management.
• By standardizing, indeed almost industrializing, support, dependency on specific co-workers and providers is reduced.
• An examination of the total costs over the long term and adequately taking into account internal expenditures shows the simple use of the requested percentages for the different support programs to be unhelpful, especially when this examination also includes absolute figures for statistically significant savings. Although opting for SAP's Enterprise Support might seem more expensive at first glance, projections of the total costs are generally positive.
• In Solution Manager changes to the system are fully documented. This gives the customer a transparent system and allows them the flexibility to, for instance, change their support provider.

Potential customers confronted with a choice of ERPs should take into account in their decisions the different scope of services offered, which generally have comparable costs (ca. 22% of license value). All four offers include, to approximately the same level, standard support coverage such as upgrades, an online community and legal actualization. SAP emerges as the leading offer through its inclusion of implementation, system and process optimization in the maintenance program itself, and in doing so meets not just the technological standard required, but also the customer service standard. In this way standards are established that lead to more efficient projects and lower costs.

You can download the whole whitepaper here: http://tinyurl.com/ERPMaintenanceWP

Was das wieder alles kostet?

Alle zehn bis zwölf Jahre machen sich die Unternehmen erfahrungsgemäss ernsthaft Gedanken über ihr ERP-System und gehen in einen Marktvergleich. Tut es das alte noch, wann war das letzte Upgrade, welche Funktionalitäten gibt es, was nutzen wir bereits - und was können die anderen Anbieter, was vielleicht passen würde.

 

Ganz schnell ist man dann bei der Frage: Was kostet eigentlich ein ERP-System? Eine ERP-Investition kostet weit mehr, als die Kosten, die durch den Anbieter in ein Angebot gefasst werden. Die einzelnen Kostenaspekte sind dabei zahlreich und von Projekt zu Projekt durchaus verschieden. Dennoch lässt sich eine Liste der typischen Kostenaspekte zusammenstellen. Bei dem Vergleich verschiedener ERP-Systeme ist es zwingend, die Kosten für all diese Aspekte zu ermitteln und strukturiert zu vergleichen.

 

Meistens zu viele Lizenzen
Dazu müssen auch die internen Kosten – z.B. Personalkosten für das Projektteam – sowie Folgeinvestitionen, etwa für das Aufrüsten der Netzwerkleistung - mit berücksichtigt werden. Dabei kann es durchaus zu Abgrenzungsproblemen kommen: zählt das Aufrüsten der PCs nun zum ERP-Projekt oder ist es eine Investition, die ohnehin notwendig ist?

 

Hier kann eine einfache Regel helfen: wenn eine Investition ohnehin notwendig ist und für alle betrachteten Anbieter gleich ausfällt, kann man diese Kosten ausgrenzen. Problematisch ist in aller Regel jedoch, dass die Angebote verschiedener ERP-Anbieter nur schwer vergleichbar sind. So werden mal die Datenbanklizenzen als Teil der ERP-Lizenzen angeboten, mal die notwendigen Datenbanklizenzen einfach vergessen. Da wird im Workshop ein modernes Reporting-Tool präsentiert, aber nachher im Angebot nicht mehr aufgeführt. An dieser Stelle ein einmaliger Hinweis, wie schon bei den Initialkosten gut gespart werden kann: Ermitteln Sie die Anzahl Ihrer User möglichst genau und unterscheiden Sie die Benutzungsintensität nach den verschiedenen Anwendergruppen. Die Praxis zeigt immer wieder, dass die meisten Firmen viel zu viele Lizenzen beschaffen.

 

Die Kosten im Griff behalten
Wie kann man nun die Kosten für eine ERP-Investition in den Griff bekommen? In der Praxis haben sich mehrere Best Practices als sinnvoll und erfolgsversprechend erwiesen:

• Werden Sie sich über die zu erwartenden Kosten bewusst

Eines der grössten Probleme ist, dass man die zu erwartenden Kosten nicht wirklich kennt. In aller Regel sind die Kostenvorstellungen in vielen Unternehmen zu Beginn eines Projektes eher realitätsfremd, wobei Kosten sowohl unter- wie auch überschätzt werden. Um hier einen realistischen Blick zu bekommen, ist es sinnvoll, schon sehr früh Richtangebote einzufordern und sich bei in Bezug auf User-Anzahl, Komplexität der Funktionen und Branche ähnlichen Unternehmen über deren Kostenerfahrungen zu informieren.

• Schreiben Sie keine Wunschlisten

Bei einer ERP-Auswahl verhalten sich viele wie beim Einkauf mit hungrigem Magen. Vor lauter tollen Auslagen und Angeboten kauft man mehr als man eigentlich essen kann, der Rest verrottet im Kühlschrank und belastet dennoch Ihren Geldbeutel. Die Praxis zeigt, dass nur ein kleiner Teil der Anforderungen – in aller Regel Wunsch- und nicht Muss-Anforderungen – die Kosten erheblich nach oben drücken.

• Verfolgen Sie ein Target-Costing

Entgegen allen Gepflogenheiten ist es sinnvoll, von vornherein ein Target-Costing zu betreiben und den erwarteten Kostenrahmen offen und direkt an die verschiedenen Systemanbieter zu kommunizieren. Dadurch ist es diesen möglich, auf mögliche Kostentreiber hinzuweisen. Dies erlaubt Ihnen dann, die Notwendigkeit einzelner Anforderungen besser abzuwägen.

• Betrachten Sie den Standard als Ziel

Das Angebot an ERP-Systemen ist heute sehr gross. Grundsätzlich gilt das Prinzip "Es hat für nahezu jeden etwas". Ziel eines Auswahlprojektes muss es sein, ein System zu finden, das die individuellen Anforderungen eines Unternehmens weitgehend im Standard erfüllt. Sich dann anschliessend bei der Einführung konsequent am Standard zu orientieren, hilft in jedem Fall Kosten zu sparen. Dies bedeutet jedoch nicht ein krampfhaftes festhalten am Standard.

• Vergessen Sie nicht, dass gerade User kosten

Die Anzahl User ist einer der Hauptkostentreiber für eine ERP-Investition. Es ist daher sinnvoll, sich intensiv mit der zu erwarteten und effektiven Anzahl User auseinanderzusetzen. Zurzeit gehen immer mehr Anbieter dazu über, die Lizenzkosten nicht mehr auf Basis der "Named User", also der benannten, totalen User-Anzahl, zu ermitteln, sondern legen die sogenannten "Concurrent User", also die durchschnittliche Anzahl von Usern, die gleichzeitig auf eine System zugreifen, zu Grunde. Diese Bemessungsgrundlage kann zu erheblichen Einsparungen führen, birgt aber auch die Gefahr von vollkommenen Fehleinschätzungen.

 

Je weiter weg vom Standard des Anbieters sich das auswählende Unternehmen entfernt, umso teurer wird am Ende das ausgewählte System. Das betrifft sowohl die Funktionalitäten als auch die zugrundeliegenden Geschäftsprozesse. Ein weiterer Kostenbegrenzungsfaktor ist die Zahl und Art der Lizenzen. Fast schon absichtlich verwirrend erscheinen einige Preislisten – aber die Mühe lohnt sich, den genauen Bedarf zu ermitteln. Denn schliesslich fallen nicht nur der einmalige Kaufpreis an, sondern in der Regel auch jährliche Wartungsgebühren, die sich nach dem Lizenzwert richten. In den Vergleich sollten auch die Wartungssätze und die damit erworbenen Leistungen einbezogen werden. In manchen Verträgen sind beispielsweise Hotline-Leistungen oder neue Versionen nicht enthalten. (Frank Naujoks)

Alles auf HANA

SAP bietet als weitere Datenbankalternative ab sofort das eigene Produkt HANA für die Kernanwendungen der Business Suite (früher SAP R/3) an. SAP verspricht den Kunden, Marketinganalysen, Finanzabschlüsse, Forderungsmanagement und Materialplanung, aber auch Verbraucher- und Online-Stimmungsanalysen deutlich schneller durchzuführen als mit nicht In-Memory-Datenbanken.

Für Bestandskunden, die auf SAP HANA migrieren möchten, bietet SAP umfassende Dienstleistungen, Rapid-Deployment-Solutions sowie ausgebildete Implementierungsberater aus dem Partner-Ökosystem. Eine spezielle Rapid-Deployment-Solution, die für das erste Quartal in 2013 geplant ist, soll Kunden helfen, in weniger als sechs Monaten in den Live-Betrieb zu gehen. Sie soll ein komplettes Paket aus vorkonfigurierter Software, Implementierungsservices, Inhalten und Trainings zu einem Festpreis mit definiertem Umfang bieten. Aktuell hat SAP bei 70 Partnern rund 1.000 Mitarbeitende für HANA zertifiziert. Dies ist aktuell sicherlich der grösste Engpassfaktor, um die Unternehmen zu migrieren.

Aus Kundensicht ist die Datenbank-Option HANA insbesondere für Unternehmen interessant, die über einen grossen Datenbestand verfügen, der schnell analysiert werden soll. Neukunden werden sich wahrscheinlich mehrheitlich für HANA als Datenbank entscheiden, da es preislich kaum Unterschiede zu beispielsweise Oracle Datenbanken geben soll. Bestandskunden werden wahrscheinlich schrittweise ihre Datenbanken austauschen, angefangen in Bereichen, die den Mehrwert am ehesten heben können - beispielsweise im Bereich CRM.

Selbst wenn die Projekte durch entsprechende Migrationspfade ausreichend durch SAP unterstützt werden, müssen Unternehmen eingehend prüfen, ob sich eine Umstellung der Datenbank für sie rechnet, welche Risiken damit verbunden sind (Stichwort Mitarbeiterverfügbarkeit) und welche Folgekosten (Hardware, Back-Up, Schulung etc) den erwarteten Effizienzgewinnen gegenüberstehen.

Autor: Frank Naujoks 

Öfter mal was Neues?

Der Jahreswechsel liefert anscheinend genug Zeit und Besinnung, um nach dem Rückblick auf 2012 mit neuen Trends und Ideen ins Jahr 2013 zu starten.

So richtig viel Neues scheint uns aber 2013 nicht zu erwarten. Die Schlagwörter Cloud, Mobility, Big Data, BYOD, Social Business und Security – sie klingen merkwürdig vertraut und spiegeln das Dilemma der Branche gut wider. Natürlich sind die Themen richtig und wichtig und trendy (wie auch schon vor ein oder zwei Jahren) – aber die Anwender brauchen sehr lange, bis die Themen angegangen und umgesetzt werden. Gerade mittelständische Unternehmen können nicht jedem Trend hinterher rennen und müssen knappe Ressourcen sparsam und wohlüberlegt einsetzen. Hinzu kommt, dass auch die Anbieter Themen gerne „besetzen“, selbst wenn die Entwicklung noch nicht abgeschlossen ist. Man will ja keinen Trend verpassen.

Cloud im Bereich ERP wäre so ein Beispiel. SAP hat 2007 dem Modell eine breite Aufmerksamkeit verschafft, die Mittbewerber haben sich das aus sicherer Entfernung angeschaut. Seit zwei Jahren wird zumindest verbal nachgezogen – und auch einige Kunden begeistern sich für das Delivery-Modell.

Dabei sind aktuell zwei Trends zu beobachten: Komplette Suites und kleine Nischenlösungen scheinen von der Nachfrage nach Cloud-basierter Software überdurchschnittlich zu profitieren. Durch die Verfügbarkeit von Cloud-basierten Entwicklungsumgebungen können Anbieter auch kleine Probleme lösen und erreichen dennoch ein großes Publikum.

Besondere Vorteile für Anwender bieten sogenannte „Hybride Betriebskonzepte“. Dabei verfügen sowohl die installierte Version als auch die on-Demand- genutzte Software über eine einheitliche Architektur und Datenstruktur, so dass ein Wechsel zwischen den Betriebskonzepten problemlos für Anwender durchführbar ist, ohne das vorgenommene Anpassungen geändert oder umständliche Datenmigrationen vorgenommen werden müssen.

Durch die in der Regel angebotenen Testmöglichkeiten von bis zu drei Monaten, haben Unternehmen die Möglichkeit, sich mit Funktionalität und Bedienkonzept der Software intensiv auseinander zu setzen und einen ausführlichen Test durchzuführen.

Trotz der Euphorie sollten Anwender nicht die Kosten für die allzu leicht zu benutzenden Angebote aus den Augen verlieren. Auch eine klare Vorgabe zu den eingesetzten Produkten vor dem Hintergrund einer einheitlichen IT- und Applikationsstrategie scheint geboten. Sonst entsteht der nächste Technologiezoo – und damit eine gefährliche Kostenfalle.

Die besondere Herausforderung für die IT-Abteilung der Anwender liegt darin, die Einzelthemen, die aktuell als Trend ausgemacht worden sind, intelligent zusammenzubringen. Denn Mobility, BYOD und Security (gerne auch von mobilen Geräten) gehören im Unternehmensalltag fast schon zwingend zusammen. Und da die Daten dank gesunkener Verbindungskosten auch günstig aus der Cloud geladen werden können, gesellt sich ein weiterer Trend dazu. Was sollte bleiben: Ein nüchterner Blick auf die vermeintlichen und tatsächlichen Veränderungen, um für die eigene Situation abzuwägen, was wichtig ist – und ob es nicht Entwicklungen gibt, die man doch nicht braucht.