Ach ja, der Kunde

Kundenbeziehungsmanagement – oder im IT-Sprech Customer Relationship Management (CRM) genannt - hat sich in den letzten Jahren zu sehr auf das Management, ein bisschen auf den Kunden und ganz wenig auf die Beziehungen fokussiert. Doch zunehmend wird ein Dialog mit Kunden und Interessenten gesucht beziehungsweise sogar von den Kunden eingefordert. Entsprechend müssen unstrukturierte Informationen, die mühsam in den sozialen Netzen wie Facebook, Twitter oder in Blogs eingesammelt werden, verarbeitet werden. Denn es wird immer wichtiger, herauszufinden, welche Gruppen oder Individuen Einfluss auf Kaufentscheidungen haben. Sehr zum Verdruss der Marketingabteilung reicht das Schalten von Anzeigen oder Fernsehspots nicht mehr, um Kunden zu gewinnen.

Durch die Vielzahl von neuen Kundenkontaktmöglichkeiten im Social Media Umfeld - Diskussionen in den sozialen Netzwerken, Videos auf YouTube, Fachartikel in Blogs und Wikis - steigen auch die Herausforderungen, ein durchgängiges Markenversprechen und einen stringenten Markenauftritt sicherzustellen. Da Konsumenten anfangen, mit Marken im Social Media Kontext zu interagieren – was ja durchaus gewollt ist – steigen für die Unternehmen die Anforderungen im Bereich der Kommunikation. Im Gegenzug erhalten die Marketingabteilungen durch die direkte Interaktion mit den Kunden ein besseres Verständnis über Wünsche und Beweggründe ihrer Zielgruppe.

Ganz wichtig wäre es, vor der eigenen Haustür zu kehren. Die Unternehmen sollten sich wieder darauf besinnen, dass jeder Kundenkontaktpunkt einen Eindruck auf das sogenannte Kundenerlebnis hat. Also nicht nur der Verkauf, sondern auch Logistik, Buchhaltung und Service spielen eine immer wichtiger werdende Rolle beim Kampf um zufriedene Kunden.

 Folglich sollten sich CRM-Projekte über mehrere Fachabteilungen, Partner, Kunden, Lieferanten, Kommunikationskanäle, organisatorische, kulturelle und technologische Entwicklungen erstrecken. Daher ist CRM eigentlich kein IT-Thema, sondern eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Menschen, Prozessen und Technologien. Und die Technologie spielt dabei nicht die wichtigste Rolle.

Nur wenn das Projektteam die volle Management-Unterstützung hat, CRM auch in der Geschäftsführung gelebt wird und nicht nur als Software- Thema angesehen ist und das Team auch die Befugnis hat, verkrustete Strukturen aufzubrechen, sind mehr als die Hälfte des Weges zu einem erfolgreichen CRM-Projekt schon geschafft. Wenn es dann noch Technologie sein soll, dann ist eine Plattform gefordert, die in der Lage ist, eine „Single Source of Truth“ zu liefern. Über folgende Punkte sollten sich Unternehmen vor dem Projektstart ausreichend Gedanken gemacht haben:

• Wie lässt sich zuhören und proaktiv agieren 
• Wie sieht die Interaktionshistorie aus 
• Wer kümmert sich um das Stammdaten-Management 
• Welche Geschäftsprozesse sind betroffen 
• Welche Sicherheitsmassnahmen und Regeln im Umgang mit Social Media müssen erstellt werden 
• Wie wird die Integration in die vorhandene IT-Landschaft vorgenommen 

CRM-Projekte bestehen zu 80% aus Change Management und nur zu 20% aus Technologie. Es ist wichtig, die Projekte daran auszurichten und den einzelnen Projektumfang klein zu halten. Nur mit schnellen Erfolgen und der Unterstützung des Managements können CRM-Projekte zum Erfolg geführt werden.

Autor: Frank Naujoks

IT-Innovationen für den Handel gesucht

Der Handel stellt enorme Ansprüche an die Unternehmens-IT: Möglichst exakte Vorhersagen über den Abverkauf, darauf abgestimmte Nachbestellungen um leere Regale zu vermeiden, Optimierung der Logistik sind nur drei Punkte, bei denen die IT über Erfolg oder Misserfolg entscheidend ist.

Denn der erhebliche Wettbewerbsdruck im Handel zwingt die Unternehmen zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Automatisierung und Prozessoptimierung sind daher wesentliche Aufgaben der IT-Abteilungen. Der Einsatz der IT zur Optimierung von Geschäftsprozessen wird zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen. Anbieter von IT-Dienstleistungen müssen sicherstellen, über das erforderliche Branchen- und Prozess-Know-how zu verfügen. Insbesondere müssen IT-Anbieter verdeutlichen, wo der betriebswirtschaftliche Mehrwert ihrer Konzepte für das Unternehmen liegt. Dabei gilt es auch die Zurückhaltung vieler Händler gegenüber Konzepten wie dem Outsourcing oder RFID zu überwinden.

Dabei steht der Handel vor besonderen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt:

• Gewachsene IT-Ausstattung, teilweise mit Ursprüngen in den 1960er Jahren
• Eine Vielzahl von Eigenentwicklungen mit entsprechendem Pflegeaufwand
• Bestenfalls teil-zentralisierte IT
• In der Regel Silo-Applikationen und eine nicht-integrierte Applikationslandschaft.

Migrationsstrategien

Oftmals stammen die Anwendungen noch aus der Zeit der Mainframes, die Lagerverwaltung gerade bei großen und entsprechend komplexen Händlern hat durchaus mal zwanzig oder dreißig Jahre auf dem Buckel. Für die Unternehmen ergeben sich daraus eine Menge Probleme: Das Wissen um die Software geht in Rente, dokumentiert ist in der Regel so gut wie nichts – Hilfe nicht in Sicht. Die Suche nach Mitarbeitern, die sich mit den längst überholten Programmiersprachen auskennen, wird zur sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dennoch müssen rechtliche Anforderungen eingepflegt werden und in irgendeiner Form an die Altsysteme angebaut werden.

Denn der Multi-Channel-Vertrieb wird immer mehr Realität. Was sich im kleinen Einzelhandelsbetrieb noch irgendwie miterledigen lässt – Aktualisierung des Warenbestands im Geschäft und online, Preisanpassungen, Einpflegen entsprechender Produktbeschreibungen, Verpacken und Versenden etc – wird im Filialbetrieb zur logistischen Herausforderung. Der Kunde erwartet, durch Vorbilder wie amazon verwöhnt, eine reibungslose Abwicklung auch von Reklamationen, die Einhaltung von Lieferzeiten und verlässliche Angaben über die Verfügbarkeit der Ware. Zusätzlich geraten Händler durch Preisvergleichsmaschinen unter Druck, sich preislich von der Preisempfehlung des Herstellers immer weiter entfernen zu müssen. Der Aufbau einer Marke, die für verlässliche Bestellabwicklung und exzellenten After-Sales-Service steht, kann diesen Druck lindern – erfordert aber Investitionen seitens des Händlers in eine entsprechende Infrastruktur.

Insbesondere die großen Unternehmen sind bestrebt, ihre IT zu standardisieren und zu konsolidieren. Für Anbieter von standardisierten Softwarelösungen ist der Handel daher besonders interessant, da hier zusätzliche Absatzpotenziale erschlossen werden können. Neben dem Darlegen der Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch den Einsatz von Standardsoftware, sollten Anwender bei der Entscheidung für System und Einführungspartner darauf bestehen, dass IT-Anbieter und Einführungspartner ihre Branchenkompetenz darlegen und gezielt die Bedürfnisse des Handels adressieren. Die zu hebenden Potenziale sind gewaltig, insbesondere weil über Jahre hinweg keine einheitliche IT-Strategie verfolgt worden ist. Doch der Weg dahin ist steinig: Zu gering sind die Margen, als das große Investitionen mal eben bezahlt werden können. Umso grösser ist der Bedarf nach standardisierten Lösungen, die sich kostengünstig einführen und betreiben lassen.

Autor: Frank Naujoks, i2s

Handelsunternehmen profitieren von IT-Innovationen

IT-Verantwortliche in Handelsunternehmen stehen unter Druck. Der Wettbewerb und das Geschäftsmodell stellen enorme Ansprüche an die Unternehmens-IT: Möglichst exakte Vorhersagen über den Abverkauf, darauf abgestimmte Nachbestellungen um leere Regale zu vermeiden, Optimierung der Logistik sind nur drei Punkte, bei denen die IT über Erfolg oder Misserfolg entscheidend ist. Dabei gilt es auch die Zurückhaltung vieler IT-Entscheider gegenüber Konzepten wie der elektronischen Regalbeschriftung (electronic shelf labeling), Outsourcing oder RFID zu überwinden.

Der erhebliche Wettbewerbsdruck im Handel zwingt die Unternehmen zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Automatisierung und Prozessoptimierung sind daher wesentliche Aufgaben der IT-Abteilungen. Der Einsatz der IT zur Optimierung von Geschäftsprozessen wird zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen. Anbieter von IT-Dienstleistungen müssen sicherstellen, über das erforderliche Branchen- und Prozess-Know-how zu verfügen. Insbesondere müssen IT-Anbieter verdeutlichen, wo der betriebswirtschaftliche Mehrwert ihrer Konzepte für das Unternehmen liegt. Dabei gilt es auch die Zurückhaltung vieler Händler gegenüber Konzepten wie dem Outsourcing oder RFID zu überwinden.

RFID optimiert Warenkennzeichnung
10 Jahre hat beispielsweise Gerry Weber sich mit der RFID-Technologie beschäftigt – ab diesem Monat werden RFID-Tags produktweit eingesetzt. Auf dem European Retail Technology Event in Amsterdam gab Christian von Grone, CIO von Gerry Weber, einen Einblick in den langen Weg, den das Textilunternehmen aus Halle in Westfalen gehen musste, bevor RFID in der Fläche ausgerollt werden konnte. „Vor zehn Jahren war die Technologie noch nicht so weit“, bedauert von Grone. „Es sah vielversprechend aus, war aber zu teuer“, lautet sein Fazit.

Self-Checkout senkt Personalkosten
Die elektronische Regalbeschriftung (electronic shelf labeling) ist vor allem für den Lebensmittel- und Textileinzelhandel, Cash & Carry Märkte sowie den Elektrohandel von Bedeutung. Systeme bei denen der Kunde seine Waren selbst erfasst (Self-Scanning) oder gänzlich den Kassiervorgang selbständig abwickelt (Self-Checkout), können vor allem zur Einsparung von Personalkosten beitragen. Die noch vergleichsweise hohen Kosten dieser Systeme scheinen hingegen die mittelständischen Händler vor Investitionen in diese Lösungen abzuschrecken.

Warengruppen-Analsye erfordert BI-System
Gerade im Einzelhandel spielt das Warengruppenmanagement (Category Management) eine zunehmend wichtigere Rolle. Hierbei handelt es sich um die Zuordnung von Waren zu Produktkategorien und die strategische Ausrichtung des Unternehmens auf Warengruppen. Dabei kooperiert der Handel oftmals eng mit den Herstellern. Für das Warengruppenmanagement ist beispielsweise eine Analyse der Warengruppen sowie der Bedürfnisse und Potenziale der Kunden notwendig, was den Einsatz einer ausgefeilten Business-Intelligence-Lösung erforderlich macht.
Die Einführung von elektronischen Displays und Plakaten (Digital Signage-Systeme) zur Vertriebsunterstützung ist eine weitere Möglichkeit, Preisoptimierung zu betreiben. Hierdurch können Kosten für Werbung eingespart werden, da etwa der Plakatwechsel vereinfacht wird. Wichtig aus Effizienzsteigerungsgesichtspunkten ist dabei die Integration der Systeme an das Content Management. Zentral gepflegte Preise erlauben unternehmensweite Kampagnen und vermeiden händische Eingabefehler, die unangenehm oder ungewollt teuer werden können.

Kundenbindung ist notwendig
Hinzu kommen noch die Bereiche Kundenfindung und Kundenbindung. Eine der wichtigsten Herausforderungen der IT im Handel ist die Erhöhung der Kundenbindung. Gerade in Zeiten von kleiner werdenden Budgets spielt Kundentreue eine immense Rolle. Die Anbieter von IT-Lösungen müssen verdeutlichen, welchen Beitrag sie zur besseren Kundenbindung leisten können. Insbesondere die Vereinheitlichung der Datenbanken und die Analyse von Kundendaten sind wichtige Herausforderungen der IT im Handel, bei denen die Anwender Unterstützung von Seiten der Anbieter benötigen. Gerade hier kann die IT aber nur eine unterstützende Rolle spielen. Die Händler müssen sich im Klaren darüber werden, welches Kundenbindungsmittel das richtige für sie ist: Kundenkarte, Social-Media-Initiativen oder herkömmliche Prospektwerbung.

Problem Altsystem
Die Lösungen der IT-Anbieter versprechen zwar Hilfe für Handelsunternehmen, doch nicht immer sind sie auch leicht umzusetzen. Oftmals stammen die bestehenden Anwendungen noch aus der Zeit der Mainframes, die Lagerverwaltung gerade bei großen und entsprechend komplexen Händlern hat durchaus mal zwanzig oder dreißig Jahre auf dem Buckel. Für die Unternehmen ergeben sich daraus eine Menge Probleme: Das Wissen um die Software geht in Rente, dokumentiert ist in der Regel so gut wie nichts – Hilfe nicht in Sicht. Die Suche nach Mitarbeitern, die sich mit den längst überholten Programmiersprachen auskennen, wird zur sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dennoch müssen rechtliche Anforderungen eingepflegt werden und in irgendeiner Form an die Altsysteme angebaut werden.
Denn der Multi-Channel-Vertrieb wird immer mehr Realität. Was sich im kleinen Einzelhandelsbetrieb noch irgendwie miterledigen lässt – Aktualisierung des Warenbestands im Geschäft und online, Preisanpassungen, Einpflegen entsprechender Produktbeschreibungen, Verpacken und Versenden etc – wird im Filialbetrieb zur logistischen Herausforderung. Der Kunde erwartet durch Vorbilder wie amazon verwöhnt, eine reibungslose Abwicklung auch von Reklamationen, die Einhaltung von Lieferzeiten und verlässliche Angaben über die Verfügbarkeit der Ware. Zusätzlich geraten Händler durch Preisvergleichsmaschinen unter Druck, sich preislich von der Preisempfehlung des Herstellers immer weiter entfernen zu müssen. Der Aufbau einer Marke, die für verlässliche Bestellabwicklung und exzellenten After-Sales-Service steht, kann diesen Druck lindern – erfordert aber Investitionen seitens des Händlers in eine entsprechende Infrastruktur.

IT-Strategie ist erfoderlich
Zusätzlich wächst in den Handelshäusern der Wunsch, Schnittstellen zu vermeiden. Denn die teilweise komplexen Unternehmensstrukturen sowie die zunehmende Vernetzung innerhalb der Unternehmen hat die IT in den letzten Jahren vor genügend Herausforderungen gestellt. Der Wunsch an die IT-Anbieter ist leicht formuliert: Sie müssen ihre Lösungen so aufbauen, dass sie sich leicht in das Gesamtkonzept der Anwender integrieren lassen. Dies setzt allerdings voraus, dass die Anwender über eine entsprechende IT-Strategie verfügen. Es ist auffällig, dass Anwender im Handel stärker spezialisierte Software, Insellösungen oder Eigenentwicklungen nutzen als Firmen aus anderen Branchen.
Hier findet aber ein Umdenken statt: Insbesondere die großen Unternehmen sind bestrebt, ihre IT zu standardisieren und zu konsolidieren. Für Anbieter von standardisierten Softwarelösungen ist der Handel daher besonders interessant, da hier zusätzliche Absatzpotenziale erschlossen werden können. Neben dem Darlegen der Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch den Einsatz von Standardsoftware, sollten Anwender bei der Entscheidung für System und Einführungspartner darauf bestehen, dass IT-Anbieter und Einführungspartner ihre Branchenkompetenz darlegen und gezielt die Bedürfnisse des Handels adressieren. Die zu hebenden Potenziale sind gewaltig, insbesondere weil über Jahre hinweg keine einheitliche IT-Strategie verfolgt worden ist. Doch der Weg dahin ist steinig: Zu gering sind die Margen, als das große Investitionen mal eben bezahlt werden können. Umso grösser ist der Bedarf nach standardisierten Lösungen, die sich kostengünstig einführen und betreiben lassen.

Autor: Frank Naujoks, i2s Zurich

Wenn die Funktionalität nicht reicht: Taktische ERP Investitionen

Ein Unternehmen, das eine neue ERP-Software evaluiert, muss an erster Stelle ein System finden, dass den spezifischen funktionalen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens gerecht wird. Mangelt es hier, dann kommen die vorhandenen Stärken des Systems nicht zum Tragen. Darüber hinaus hat der jeweilige Anbieter kaum eine Chance, die vorhandenen Defizite des Systems in einem vertretbaren Termin- und Kostenrahmen zu kompensieren. Grundsätzlich gilt hier die Regel, dass es für jedes Unternehmen mindestens zwei Systeme - in der Regel mehr - gibt, die die Anforderungen abdecken.


Doch selbst wenn Unternehmen sich an einen strukturierten Auswahlprozess gehalten haben, sind über die Lebenszeit eines ERP-Systems Systemergänzungen notwendig. Sei es aus geänderten gesetzlichen Rahmenbedingungen, der Expansion des Unternehmens oder aus funktionalen Erweiterungen, die kurzfristig vorgenommen werden sollen. Manchmal stossen Unternehmen auch im laufenden Betrieb auf Herausforderungen, für die es kurzfristig eine Lösung zu schaffen gilt. Solche Investitionen haben wir taktische Investitionen genannt. Unter taktischen ERP-Investitionen verstehen wir kurzfristige Investitionen, die helfen, schnell ein Problem zu lösen. Dabei wird durchaus die vorgegebene IT-Strategie, bspw. nur von einem ERP-Anbieter Produkte einzusetzen, ausser Acht gelassen, um schnell auf Anforderungen aus Fachabteilungen reagieren zu können.


In den letzten 20 Jahren hat das Thema „Standard-Software“ einen wahren Siegeszug angetreten. Die Frage, ob man bei der Ablösung und Neueinführung von Software-Applikationen im Bereich Betriebswirtschaft und Geschäftsprozesse noch auf Individualentwicklungen setzen soll, stellt sich heute bestenfalls bei sehr ausgefallenen Marktnischen oder Geschäftsmodellen. Standard-Software ist klar die Basis, wird aber immer noch funktional ergänzt.
Dennoch stellt die Frage „Wieviel Standard braucht mein Projekt?“ noch immer eine Kernaufgabenstellung für jedes Unternehmen dar. Dies lässt sich am einfachsten beim Blick auf die Altsystemlandschaft verifizieren: So genannte „gewachsene“ Systemlandschaften sind in der Regel ein „Gemisch“ aus Standardsystemen, zahlreichen mehr oder weniger individuell angepassten und weiterentwickelten Modulen und Komponenten, vollständigen Eigenentwicklungen und einer kaum überschaubaren Zahl von Excel- und Access-Applikationen mit sehr individuellem Charakter.


Doch was heisst nun Standardisierung? Die Vereinheitlichung der eigenen Prozesse im Unternehmen über alle Abteilungen, Segmente, Standorte und Gesellschaften hinweg oder die Anpassung an den „System-Standard“ eines externen Anbieters? Um die Anziehungskraft des „System-Standards“ zu erhöhen, nennen immer mehr Anbieter ihrem jeweiligen Standard „Best Practise“, was in vielen Fällen auch stimmen mag. Nur ist dieser „Best Practise Anbieter-Standard“ immer das richtige für mein Unternehmen?


Hier gewinnt ein Lösungsprinzip an Bedeutung, dass in vielen Projekten leider zu kurz kommt: Das Prinzip der „Differenzierung“: Ja, es ist richtig und absolut sinnvoll, sich in weiten Teilen des eigenen Unternehmens und der Unternehmensprozesse am System-Standard zu orientieren – erliegen Sie dem „Charme des Standards“!


Aber es ist auch wichtig zu differenzieren! In welchen Funktionsbereichen würde eine einseitige Umsetzung des Standards zu Ineffizienz oder sogar zur Bedrohung der eigenen Marktstellung führen? Um diese Frage zu beantworten, muss man sich seiner Wettbewerbstellung und den Alleinstellungsmerkmalen am Markt bewusst sein. In aller Regel wird aus dieser Frage schon klar: Die Alleinstellungsmerkmale liegen eher in den marktorientierten Geschäftsbereichen – aber nicht zwingend und ausschliesslich.


Hier spielen taktische ERP-Investitionen eine bedeutende Rolle. Ein Unternehmen hat sich vor Jahren auf einen Standard festgelegt, hat aber jetzt einen Bereich für sich entdeckt, in dem das aktuelle System keine befriedigende Lösung offerieren kann. Folglich muss es möglichst schnell ergänzt werden.


Um dieses Phänomen der taktischen ERP-Investitionen näher zu beleuchten, hat das Zürcher Analysten- und Beratungshaus i2s im deutschsprachigen Raum eine Befragung durchgeführt. Insgesamt haben 389 Unternehmen an der Befragung teilgenommen, ein Drittel davon aus der Schweiz. Von den Unternehmen stammen 62% aus dem Segment Industrie, 24% aus dem Dienstleistungsbereich und 14% aus dem Handel. Mehr als die Hälfte der Befragten (51%) stammen aus Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, knapp ein Drittel der Befragten stammt aus Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern. Weitere 8% sind dem gehobenen Mittelstand mit 500 bis 999 Beschäftigten zuzurechnen, in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitenden arbeiten 9% der Befragten.


Da sich die Anforderungen an ERP-Systeme einerseits immer schneller ändern und andererseits die ERP-Systeme im Schnitt 8 bis 12 Jahre eingesetzt werden, bevor über eine grosse Neuimplementierung entschieden wird, steigt der Bedarf nach Anpassungen bei den Unternehmen. Entsprechend häufig werden taktische ERP-Investitionen auch getätigt. In 9% der Fälle sind sie „sehr etabliert“, in mehr als einem Viertel „etabliert“. Allerdings geben auch 40% der Befragten an, dass sie nur sehr selten oder sogar gar nicht auf taktische ERP-Investitionen setzen.


Dieser verhältnismässig hohe Anteil kann unter Umständen damit zusammenhängen, dass Unternehmen keine zentralistische IT-Strategie verfolgen, in der sehr genaue Vorgaben bezüglich der einzusetzenden Systeme und Software gemacht werden, so dass es in dem Sinne keine taktischen ERP-Investitionen gibt.


Betrachtet man die Bereiche, in denen Anwenderunternehmen taktisch investieren, ergeben sich einige Überraschungen. Denn in den eigentlichen Kernbereich von ERP-Systemen, die Buchhaltung, wird in mehr als jedem Dritten Unternehmen investiert. Auf dem zweiten Platz liegt der Bereich Vertrieb/Auftragsabwicklung. Dies legt den Schluss nahe, dass es sich um nicht vollintegrierte Systeme handelt, bei denen der Schwerpunkt auf der Produktionsplanung liegt.
Der Hauptgrund für taktische ERP-Investitionen mit 58% der Nennungen sind funktionale Erweiterungen der bestehenden ERP-Systeme gefolgt von den Wünschen der Fachabteilungen nach einer schnellen Lösung ihrer Anforderungen (39%). Offiziell keine Rolle spielt der Punkt, dass die strategisch gewählte Lösung zu langsam eingeführt wird und die Abteilungen deshalb sich anderweitig behelfen müssen. Allerdings steht dieser Punkt im Widerspruch zu den Wünschen der Fachabteilung nach schneller Problemlösung.


Anwender werden auch in Zukunft nicht um taktische ERP-Investitionen herumkommen, wenn sie ein wettbewerbsfähiges ERP-System betreiben wollen. Die Investitionsschwerpunkte werden in den Bereichen liegen, die von ERP-Systemen noch nicht umfassend abgedeckt werden, beispielsweise CRM, Dokumentenmanagement und Controlling / Business Intelligence.


Autor: Frank Naujoks, i2s GmbH, Zürich