Kritische Punkte internationaler ERP-Projekte - Teil 1

Immer wieder stossen internationale ERP-Projekte auf die gleichen Herausforderungen. In einer fünfteiligen Miniserie erläutern wir die häufigsten Schwierigkeiten, auf die Projektleiter treffen.
Denn schon lange nicht mehr hört die Welt an den Landesgrenzen auf und ERP-Projekte orientieren sich auch nicht an Landesgrenzen. Mit der EU-Osterweiterung, der Öffnung des chinesischen Marktes und den Kostenvorteilen in vielen Ländern Asiens und Osteuropas haben viele mittelständische Unternehmen in diesen Regionen Verkaufsniederlassungen, Produktionsstätten oder Service-Center gegründet. Für viele Mittelständler ist Wachstum und Globalisierung dabei gar keine Option, sondern ein Zwang: Entweder sie expandieren und suchen die Nähe zu Lieferanten- und Kundenmärkten, oder sie überleben einfach nicht – zumindest nicht mehr als selbständiges Unternehmen.Internationale ERP-Projekte mit Roll-Outs in zahlreichen Ländern sind bei Großunternehmen und Konzernen schon seit vielen Jahren üblich – die Kostenstruktur und der interne Aufwand, der hier jedoch pro Land betrieben wird und wurde, sind gänzlich Mittelstands-inkompatibel. Folgende Punkte gilt es zu berücksichtigen:

• Harmonisierte Prozesse
  Internationale ERP-Projekte sollen Kosten sparen und die Prozesseffizienz steigern. Einen ERP-Rollout in zahlreiche Länder kann man jedoch nur dann in einem nützlichen Kosten- und Zeitrahmen durchführen, wenn man Prozesse konsequent harmonisiert und standardisiert. Das Zauberwort lautet hier jedoch „Diversifizierung“, d.h. eine klare Trennung zwischen globalen, harmonisierten und standardisierten Prozessen und Informationen und lokalen, individuellen und flexibel-anpassbaren.
• Abbildung der Organisationsstrukturen
• Sicherstellung der Gruppen-weiten Datenpflegeprozesse
• Sprachstrategie
• Beachtung der Lokalisierungsanforderungen

Lohnt sich Green IT?

Die IT muss sich permanent der Herausforderung stellen, mehr zu leisten mit weniger Aufwand. In der momentan wieder besonders kostenbewussten Welt sind die versprochenen Einsparungen durch Green IT natürlich verlockend. Zwar sind einige Green IT-Projekte am Anfang teurer als herkömmliche IT-Projekte, weil beispielsweise energieeffizientere Geräte teurer sind. Dennoch lassen sich zusätzlich auch Einsparungen ohne Extraausgaben erzielen, beispielsweise durch ein PC Power Management oder doppelseitiges Drucken.
Grössere Einsparungen versprechen Server-Virtualisierung oder die Konsolidierung von Rechenzentren. Denn die grösste Motivation zur Nutzung von Green IT kommt heute aus den Einsparungen der energiebezogenen operativen Kosten. Das ist nicht überraschend, versprechen doch Energiesparprogramme sofortig messbare Kosteneinsparungen.
Ein Blick auf die Folgekosten von IT-Investments wie Stromverbrauch, Raumnutzung, Lebensdauer lohnt auf jeden Fall - und bringt nicht nur monetäre Einsparungen, sondern auch Umweltnutzen.

SAP BUSINESS BYDESIGN 2.0 UNTER DER LUPE

Im Herbst 2007 hat SAP mit dem neu entwickelten SAP Business ByDesign den Vorstoss in die Software-as-a-Service-Welt für ERP Produkte im Mittelstand gewagt. Mit der im Juli 2009 vorgestellten aktuellen Version 2.0 hat SAP einen wichtigen Meilenstein erreicht und eine performante, durchgängige Lösung vorgestellt, die sich schwerpunktmässig an Anwenderunternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeiter aus den Bereichen Produzierende Unternehmen und Dienstleister richtet.
Mit SAP Business ByDesign erreicht SAP bewusst nicht die Komplexität und Funktionalität der für Großkunden entwickelten Business Suite. Mit SAP Business ByDesign wurde statt dessen eine integrierte und umfassende Geschäftslösung von Grund auf neu entwickelt, die sich ohne Rücksicht auf Altlasten an den Anforderungen mittelständischer Unternehmen orientiert und einen durchgängigen Blick auf das Unternehmen ermöglicht. Neben den ERP-Kernbereichen um Buchhaltung und Produktion sind Personalverwaltungs-, Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM)- und Einkaufsfunktionalitäten integriert, die im Zusammenspiel die gängigen Prozesse der Unternehmen abbilden und transparent machen. Ergänzt werden die Bereiche durch umfangreiche Projektmanagement-, Compliance Management- und Reporting-Funktionalitäten, die beispielsweise 500 vordefinierte Reports auf Basis der Reportinglösung Crystal Reports beinhalten.

Benutzerführung
Das betriebswirtschaftliche Organisationskonzept von SAP Business ByDesign orientiert sich am Rollenkonzept. Je nach Rolle (beispielsweise Einkauf, Verkauf, Geschäftsführung), bekommen die Anwender die Bereiche zugänglich gemacht, die für ihre tägliche Arbeit notwendig sind. Neben vorkonfigurierten Rollen lassen sich Ergänzungen und Änderungen vornehmen. In personalisierten Arbeitsbereichen, sogenannte Workcenter, finden sich alle relevanten Informationen, die zur täglichen Arbeit notwendig sind. So beinhaltet der Bereich CRM beispielsweise unter anderem die Bereiche Kundenaufträge und Kundenservice, der Bereich HR (Human Resources) die Zeitverwaltung und die Personalabrechnung. Diese Work Center lassen sich einzelnen Mitarbeitern zuordnen und erlauben die Einrichtung eines aufgabengenauen Arbeitsplatzes.
Die Benutzerführung ist verständlich und gefällig aufgebaut. Sie beginnt mit einer allgemeinen Übersicht und lässt sich immer detaillierter verdichten via Drill-Down bis auf Einzelbelegebene. Zusätzlich werden wichtige Informationen beispielsweise zum finanziellen Status Quo des Unternehmens automatisch dem berechtigten Anwender angezeigt. Die entsprechenden Schwellenwerte lassen sich unternehmensindividuell einstellen und ermöglichen so die Steuerung des Unternehmens auf Basis aktueller Informationen und eigener Vorgaben.
Unterstützend gibt es Tutorials und eine umfangreiche Hilfefunktion, die nicht nur die Benutzung des Programms erleichtern sondern auch Aufwendungen für Schulungen stark reduzieren, da keine zusätzlichen Kosten für Trainings anfallen.

Funktionale Highlights
In der aktuellen Version sind 35 durchgängig definierte Prozesse integriert. Ein weiterer Schwerpunkt wurde auf die Integration von SAP‘s Business Objects Crystal Reports gelegt. Zusätzlich ist die Einbindung von Microsoft Office inklusive Outlook gewährleistet und erlaubt eine reibungslose Synchronisation.
Zwei Szenarien seien exemplarisch herausgegriffen, um zu zeigen, dass SAP Business ByDesign neben den normalen Grundfunktionalitäten der beinhalteten Module einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und umfassend im System abbildet: Einkauf und Projektmanagement.
Im Einkauf können Anwender nicht nur die operativen Prozesse abarbeiten (Bedarfsplanung, Einkauf, Logistik, Buchhaltung), sondern auch Verträge verwalten und Ausschreibungen durchführen. Dabei werden die Ausschreibungen automatisch im System hinterlegt, die Unterlagen als interaktive Formulare versandt, die durch den Verkäufer ausgefüllt werden und wieder im System erscheinen. Die eingegangenen Angebote können verglichen werden und Zuschläge werden automatisch mit entsprechendem Einkaufskontrakt erstellt und im System vermerkt.
Das Projektmanagement erlaubt die komplette Erstellung, Ressourcen-zuteilung, Abrechung und Kontrolle von Projekten im System. Die Planung des Projektes erfolgt direkt im System im Zusammenspiel mit der Personaleinsatzplanung, in der die Mitarbeiterqualifikationen hinterlegt sind, und der Möglichkeit zur internen wie auch externen Leistungsverrechnung, wenn entsprechende Dienstleistungsverträge gepflegt sind. Zusätzlich zeigt eine Kennzahlenübersicht die Fortschritte und gegebenenfalls Abweichungen in den Bereichen Zeit und Kosten an. Aus dem System heraus lassen sich aussagefähige Projektreports inklusive gelisteter Stunden, Reisespesen etc erstellen und auch fakturieren. Insgesamt bietet das Projektmanagement eine überzeugende Arbeitserleichterung für Anbieter der Branche Dienstleistungen, da SAP Business ByDesign als eine integrierte Lösung alle relevanten Informationen gebündelt erfasst und auswertbar macht.
Positiv aufgefallen ist auch der Punkt rund um das Organisationsmanagement. So lässt sich der hierarchische Aufbau des Unternehmens leicht in der Software widerspiegeln. Änderungen wie beispielweise das Hinzufügen neuer Abteilungen oder Mitarbeiter ist im laufenden Betrieb möglich und wird entsprechend auch dokumentiert, so dass Änderungen nachvollziehbar sind.
Des Weiteren gibt es einen umfangreichen Self-Service-Bereich, indem die Anwender sehr übersichtlich nicht nur Lernumgebungen finden, sondern auch die Arbeitszeiterfassung – und Projektzeiterfassung – vornehmen können, ihre Spesen abrechnen und beispielsweise auch Büromaterialien bestellen können.
Im Bereich Fertigung ist es beispielsweise möglich, kundenindividuelle Wünsche zu hinterlegen. Auf die hinterlegte Stückliste erfolgt automatisch eine Bestandsprüfung und im Rahmen der Ablaufsteuerung ist sichergestellt, dass nicht durchführbare Aufgaben auch nicht gestartet werden. Eine Qualitätssicherung in Form von individuell durchführbaren Prüfungen wird via Excel im System hinterlegt und steht dann auch beispielsweise bei Wartungsfällen zur Verfügung.

Verfügbarkeit
Aktuell ist die Version 2.0 in sechs Ländern verfügbar: Deutschland, Frankreich, Grossbritannien, USA, Indien und China. Allerdings ist SAP noch in der Phase des sogenannten kontrollierten Roll-outs, in der Kunden in einem sehr sorgfältigen Selektionsprozess für das so genannte Charter Client Programm ausgewählt werden, das enge Zusammenarbeit und Feedbackschleifen zwischen Hersteller und Kunde erlaubt. Die in der ersten Version bemängelten Performance-Probleme hat SAP in Form von deutlich verringerten Antwortzeiten weitestgehend in den Griff bekommen. Bevor zum nächsten Release eine weitflächige Verfügbarkeit sichergestellt ist, wird SAP sicherlich kontinuierlich am Aufbau des Partnerkanals und den eigenen Betriebskosten arbeiten.

Bottom Line
SAP ist auf dem richtigen Weg mit der Software-as-a-Service-Lösung SAP Business ByDesign. Umfangreiche Funktionalitäten sind in einer einheitlichen Suite zusammengefasst und bilden den Unternehmensalltag einerseits und andererseits die Compliance-Anforderungen gut und umfassend ab. Für einen Grossteil der Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern aus den Bereichen Professional Services und Manufacturing stellt das Produkt mit seiner Funktionalität eine prüfenswerte Option dar. Die klaren Vorteile der Lösung liegen in der Integration der funktionalen Bereiche in eine einzige Lösung und der verständlichen Handhabung auf Basis des durchdachten Rollenkonzepts. Mit dem weiteren Ausbau der Funktionalitäten beispielsweise im Bereich Planung und den 35 vollständig integrierten Prozessszenarien hat SAP mit der Version 2.0 eine interessante Alternative für Unternehmen auf den Markt gebracht, die ihre IT-Landschaft zu angemessenen Preisen vereinheitlichen wollen und ihre Kernkompetenz nicht in der Pflege und Wartung von IT-Landschaften sehen, da diese bei einer on-demand Lösung vom Hersteller übernommen wird.

Paukenschlag in der ERP-Szene in Österreich

Mit der Übernahme von Standard IT durch Terna verändert sich die Partnerlandschaft von Microsoft im Dynamics Umfeld deutlich.
Nach der Elefantenhochzeit im letzten Herbst, wo aus 3 Microsoft Dynamics AX Partner die FWI entstanden ist, bekommt Österreich mit der Terna eine neuen Nummer 2 in der Partnerlandschaft von Dynamics AX. Das heisst auch, dass sich andere Dynamics AX Partner neuen Herausforderungen stellen müssen, denn mit mehr Know How und Ressourcen können die größeren Anbieter sicher besser punkten, zumal sie auch mit Branchenlösungen auch aufwarten können. Die Konsolidierungswelle hat nach den Anbietern von ERP-Lösungen auch die Dienstleister erfasst und sorgt für grössere Anbieter.
Für die Bestandskunden bedeutet die Übernahme sicher noch mehr Wissen, welches ihnen durch die die Berater zur Verfügung steht sowie eine garantierte Kontinuität in der laufenden Betreuung. Die Investitionssicherheit wird dadurch sicher untermauert und verstärkt.
Auch bei der Neuaquise von Kunden kann sich die Terna anders positionieren. Auf der einen Seite durch die verstärkte regionale Betreuung durch den Vertrieb, auf der anderen Seite kann man mit weiteren Referenzen und Branchen-Know-How punkten.
Dennoch fehlen leistungsfähige Partner, die weltweit einen gleichen Qualitätsstandard liefern können. Hier sind die Dienstleistern bis dato den ERP-Anbietern einerseits aber andererseits auch der Anwenderseite, die zunehmend nach globalen Einführungspartnern suchen.
Gespannt kann man sein, ob sich im Umfeld von Microsoft Dynamics NAV ähnliches passieren wird, sodass die Navax als größter Microsoft Dynamics NAV-Partner sich auch bald größeren Mitbewerbern in den eigene Reihen im heimischen ERP-Markt gegenübersteht.