Die Biella Group, Produzent qualitativ hochstehender Büroartikel, und die Zürcher i2s consulting wurden für das Projekt „Progress – Harmonisierung der gruppenweiten Prozesse und Systeme“ mit dem Sonderpreis der Jury im Rahmen des ASCO-Award 2011 «Best Business Transformation» ausgezeichnet. In der Laudatio lobte die Jury die herausragende Leistung der Biella als Schweizer KMU im Kontext der Internationalisierung und den höchst effizienten Beratungsansatz der i2s. Das Projekt konnte sich damit unter zahlreichen eingereichten Beiträgen durchsetzen.
Die Biella Group ist als Hersteller qualitativ hochstehender Büromaterialen bekannt. Bekanntestes Produkt ist sicher der unter dem Namen „Bundesordner“ bekannte Büroordner. Biella schafft damit in vielen Unternehmen, Administrationen und zu Hause Ordnung. Im Projekt „Progress“ ging es darum, innerhalb der Biella Group für Ordnung zu sorgen.
„Wir schaffen Ordnung“
Im Zuge des allgemeinen Wettbewerbsdrucks hat die Biella schon in den 90er Jahren begonnen, sich europaweit auszurichten. U.a. wurden Verkaufs-, Distributions- und Produktionsstandorte in Zentral- und Osteuropa aufgebaut, sei es durch eigene Leistung oder durch die Akquise ähnlich gelagerter Unternehmen. Mitte der 2000er Jahre sah sich die Biella dann damit konfrontiert, dass man zwar mittlerweile europaweit präsent war, aber gleichzeitig über ein „Sammelsurium“ von verschiedenen Prozessen, Systemen und unterschiedlichen Verantwortlichkeiten verfügte. Der angestrebte „Synergieschatz“ konnte nicht einfach gehoben werden. Dies war der Ausgangspunkt für das Projekt „Progress“, dass unter dem Motto „Wir schaffen Ordnung“ darauf ausgerichtet war, innerhalb der Biella eine einheitliche Prozess- und Systemlandschaft zu schaffen und die Organisations- und Führungsstrukturen zwischen den verschiedenen Standorten anzugleichen. Produkte sollten nach Kosten- und Qualitätsgesichtpunkten an einem der drei Produktionsstandorte produziert und in allen Ländergesellschaften verkauft werden können. Neben dem Leitbild „Ordnung“ wurde schnell klar, dass ein solches Projekt auch einen grossen Wandel für alle Mitarbeiter bedeuten würde. Ziel war es, „eine Biella“ zu schaffen, in der Produkte, Prozesse, Systeme und Mitarbeiter an einem Strang ziehen und standortübergreifend kooperieren.
Klare Ziele sind Basis zur Zielerreichung
Am Anfang des Projektes standen drei Grundpfeiler: ein auf eine Flipchart gemaltes Bild einer gruppenweit einheitlichen Prozesslandschaft für Biella, das Bewusstsein, das nur ein pragmatische und stets zielorientiertes Vorgehen für ein KMU wie Biella ein gangbarer Weg war und der Entscheid, dass ein solches Projekt einen externen Berater als Ideengeber, Methodenexperte und Sparingpartner benötigt. Der Entscheid von Biella viel auf die Zürcher i2s consulting, die sich durch Projekte an der Schnittstelle von IT, ERP und Prozessorganisation im KMU-Umfeld und Mittelstand einen Namen gemacht hatte. Gemeinsam mit der i2s wurde eine Mehr-Jahresplanung entwickelt, die angefangen mit einer klassischen Analysephase über die Entwicklung einer gruppenweiten „Business Logik“ und die Detaillierung der SOLL-Prozesse auch die Evaluation und Einführung eines neuen ERP-Systems vorsah. Von Anfang an wurde auf allen Ebenen auf Teamarbeit zwischen Berater und Kunde gesetzt und bereits die Analysephase wurde ich gemischten Teams durchgeführt.
Im Rahmen der Analysephase wurden Problemzonen festgestellt, die dem „eine Biella“-Ansatz im Wege standen. Diese wurden über einen Zeitraum von mehreren Monaten hinweg mit Betroffenen und Experten aus allen Standorten der Biella behandelt und nach Lösungen gesucht. Dabei wurde aus dem Projekt ein wenig auch ein „Wanderzirkus“ der an den verschiedenen Standorten der Biella in Polen, Ungarn, Österreich, den Niederlanden und natürlich in der Schweiz „gastierte“ und so immer wieder die Sichtweisen zwischen Hauptsitz und Niederlassungen spiegelte.
Strukturierte ERP-Evaluation
So gewappnet war es möglich, eine strukturierte ERP-Evaluation durchzuführen, bei dem zahlreiche namhafte und auf international tätige Unternehmen spezialisierte ERP-Anbieter ihre Produkte und Kompetenzen präsentieren konnten. Die Wahl viel schliesslich auf das Produkt „IFS Applications“ des gleichnamigen schwedischen Softwareanbieters.
Gemeinsam mit IFS wurde eine über mehrere Jahre hinweg ausgelegte Roll-Out-Strategie erarbeitet und nach Wegen gesucht, wie man ein solch grosses und internationales Projekt mit einem sehr kleinen internen Projektteam überhaupt „stemmen“ kann. Gleichzeitig wurde von Anfang an ein Budget für das gesamte Projekt erarbeitet mit dem Anspruch, dieses auch über die Jahre hinweg stets zu halten.
Schritt für Schritt zum Ziel
Ein EPR-Projekt ist in aller Regel von einem mit der Zeit langweiligen aber für ein Unternehmen sehr wichtigem Projektalltag geprägt. Ein Projekt mit einer Gesamtlaufzeit von mehr als vier Jahren lebt dabei von der Kontinuität und vor allem dadurch, dass diese Kontinuität nicht durch Krisen und falsche Krisenbewältigung gestört wird. Daher ein klares Wort: Ja, im Projekt „Progress“ gab es immer wieder Krisen und schwerwiegende Probleme. Das Kunststück lag in der stets speditiven und positiven Krisenbewältigung. Hier erwies sich das Zusammenspiel der nunmehr drei Partner – Biella, i2s und IFS – als sehr leistungsfähig und gerade die i2s konnte als unabhängiger Mediator und Ideengeber häufig schnell, unbürokratisch und pragmatisch intervenieren – zu einem kostenmässigen Aufwand, der sich zum Schluss so gering war, dass Jahresrechnung gestellt wurden statt der im Beratungsgeschäft üblichen Monatsrechnungen.
Ein ausgezeichnetes Ergebnis
ERP-Projekte sind ein wenig die Stiefkinder der Beratungsbrache. Schnell werden Success Stories publiziert, ohne dass die Projekte fertig sind und viele Anbieter schmücken sich mit Kunden-Logos, kaum ist der Vertrag unterschrieben. Biella mag hier als positive Ausnahme dastehen: nach über fünf Jahren Projektarbeit konnte das Budget ohne Überschreitungen gehalten werden, der Terminplan, der sich als zu ambitioniert herausstellte, konnte nach einer Revision ebenfalls gehalten werden und das eigentliche Ergebnis, eine Prozess- und Systemlandschaft die sich im Tagesgeschäft bewährt, von den Mitarbeitenden genutzt und die eigene IT-Mannschaft betrieben und gewartet werden kann, kann sich sehen lassen. Genau dies hat die kritische und prominent besetzt Jury des ASCO-Awards dazu bewegt, dem Team von Biella und i2s einen Sonderpreis der Jury zu überreichen. Das gesamte Team, alle Beteiligten und auch die Auftraggeber sind hoch zufrieden!
Nachhaltige Beratung
Ein Schlüssel zum Erfolg war sicher der Einsatz der i2s als externem Berater über die gesamte Projektlaufzeit. So meint Marco Arrigoni, CEO der Biella Group: „Es ist schon beeindruckend, wie konsistent und schlüssig die Begleitung von i2s während der gesamten Projektlaufzeit war. Wenn ich auf den Kick-Off-Workshop zurückblicke, in welchem wir das Projekt skizzierten und die Unternehmensprozesse grob definierten, und die damaligen Festlegungen vergleiche mit dem was wir schlussendlich umgesetzt haben, bin ich sehr stolz auf unsere gesamte Projektorganisation. Ich stelle fest, dass über die gesamte Projektlaufzeit nur geringe Abweichungen zu den ursprünglichen Definitionen entstanden sind. Beim Start des Projektes waren wir über die Veränderungen die notwendig sein werden schon etwas "erschlagen" und hatten grossen Respekt vor der Umsetzung. Die i2s hat uns jedoch über die gesamte Projektdauer stets mit Ihrer klaren und transparenten Methodik, hohem Fachverständnis und einer realistischen Darstellung der Termine und Kosten begleitet und dabei die Zieldefinitionen nie aus den Augen verloren.“
Martin Dietrich, Gesamt-Projektleiter, ergänzt: “Die sehr grosse und Anbieterübergreifende ERP Erfahrung von i2s und ihrer Berater war in unserem Projekt und insbesondere auch in der Evaluation ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch unsere sehr schlanke Organisation waren wir darauf angewiesen sämtliche Entscheidungswege möglichst kurz und effektiv zu halten. Mit i2s hatten wir einen Partner welcher die richtigen und wichtigen Kontakte beim Implementierungspartner rasch und sehr zielgerichtet herstellen konnte.“
Dr. Eric Scherer, Geschäftsführer der i2s GmbH und externer Projektleiter spiegelt das positive Bild: „Zum Glück war und ist Biella ein wirklich schlankes Unternehmen. So war man stets zu einem zielorientierten Vorgehen bei allen Beteiligten gezwungen. Am Ende war es letztlich diese Schlankheit im Denken, Handeln und Führen, die es erlaubt haben, ein so internationales Projekt im ursprünglich geplanten Kostenrahmen abzuwickeln. Eine sicherlich besondere Situation bei Biella ist die Konstanz im Führungsteam. Auch 6 Jahre nach der aller ersten ‚Vision-Sitzung‘ verfügt die Biella Group noch immer über das gleiche Führungsteam. Das Führungsteam war dabei nie hektisch, hatte stets Verständnis für die langen Durchlaufzeiten von Veränderungsprozessen und ist zu keinem Zeitpunkt in eine Krisenstimmung verfallen – Problemlösung stand stets im Vordergrund“.
Wilfried Gschneidinger, CEO IFS Central Europe in Erlangen, resümiert: „Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist immer das Resultat einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Hersteller, Kunden und, wie in diesem Projekt, einem externen Berater. Da alle Partner an einem Strang gezogen haben, wurde ein hervorragendes Ergebnis bei gleichzeitiger Budgetunterschreitung erzielt. Biella kann nun die Stärken und Potentiale von IFS Applications als integriertes Multiside-ERP-System voll ausnutzen.“
